Kam. Sep 19th, 2019

Dinas kependudukan dan Pencatatan Sipil

Jl. aloon – alon utara No. 8 ponorogo

PEMANFAATAN DATA DAN INOVASI PELAYANAN

INOVASI “PENSIUN BAHAGIA”

RINGKASAN

Inovasi “Pensiun Bahagia” adalah sebuah inovasi yang dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ponorogo dalam upaya peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat terkait proses update data dan penerbitan dokumen kependudukan kepada para pensiunan PNS/TNI/POLRI dengan menjalin jejaring kerja dan sinergitas dengan instansi/lembaga lintas sektor.
Sasaran kegiatan ini difokuskan pada penduduk Kabupaten Ponorogo dengan profesi PNS/TNI/POLRI yang memasuki masa pensiun, dengan pertimbangan masih banyak PNS/TNI/POLRI setelah pensiun enggan dan tidak segera melaporkan status pekerjaannya ke Dinas Dukcapil.
Dalam setiap masa pensiun diperkirakan baru sekitar 35 % yang langsung melaporkan perubahan datanya. Hal ini dapat dilihat dari hasil analisa data yang diambil dari lima lembaga/instansi sebagai sample bahwa PNS/TNI/POLRI yang pensiun periode Januari s/d Maret 2018 adalah 159 orang dan sudah melaporkan perubahan datanya 55 orang (35%), sedangkan yang belum melaporkan 104 orang (65%). Dalam menyikapi kondisi seperti ini maka diperlukan sebuah terobosan/ inonasi untuk mempercepat proses update data sehingga database maupun dokumen kependudukan yang dimiliki pensiunan cepat terbarui.
Kegiatan utama dari inovasi pensiun bahagia adalah melakukan proses update data dan penerbitan dokumen kependudukan bagi pensiunan PNS/TNI/POLRI tanpa menunggu permohonan secara perorangan, tetapi dilakukan dan dikoordinir oleh instansi/lembaga tempat bekerja. Dokumen hasil update data diserahkan bersamaan dengan penerimaan SK Pensiun. Dengan demikian para pensiunan dapat memperoleh dokumen kependudukan ( KK dan KTP) terbaru secara mudah, cepat, efisiensi tenaga dan biaya sehingga merasa bahagia.

  1. TUJUAN INOVASI

Memberikan pelayanan administrasi kependudukan secara mudah, cepat, tepat dan membahagiakan bagi pensiunan PNS/TNI /POLRI dalam proses update data dan dokumen kependudukan KK/KTP sebagai upaya peningkatan kualitas pelayanan, guna mempercepat terwujudnya tertib administrasi kependudukan dan database kependudukan Kabupaten Ponorogo maupun nasional yang semakin mutakhir, lengkap dan akurat.
Hal ini merupakan upaya optimalisasi pelayanan dokumen kependudukan, sebagai langkah bersama untuk memanfaatkan sumber daya yang ada diberbagai sektor, dan mensinergikan fungsi saling membantu, saling mendukung sehingga penyelenggaraan pelayanan administrasi kependudukan dapat berjalan lebih terkoordinasi, efektif dan efisien.

  1. KESELARASAN DENGAN KATEGORI YANG DIPILIH

Inovasi ini dapat berkontribusi dalam pencapaian tujuan reformasi birokrasi dan selaras dengan kategori tata kelola pemerintahan, khususnya pengelolaan dan penyediaan data pekerjaan penduduk khususnya data kependudukan pensiunan PNS/TNI/POLRI cepat terbarui valid dan update dalam mendukung suksesnya “Gerakan Indonesia Sadar Administrasi Kependudukan” (GISA) dan berkonstribusi menuju terwujudnya tertib administrasi kependudukan.

  1. SIGNIFIKANSI (Arti penting)

Inovasi ini memiliki arti penting dan berdampak positif tidak hanya bagi para pensiunan sebagai penerima manfaat, akan tetapi juga dapat meningkatkan kinerja tim yang lebih solid, pelaksanaan tugas semakin efektif dan efisien, meningkatkan koordinasi dan komunikasi internal maupun eksternal, terjalinnya jejaring kerja dengan stakeholder secara lintas sektor serta database kependudukan makin terbarui, lengkap dan akurat dan bermanfaat bagi pemangku kepentingan

Inovasi ini menjadi solusi mengatasi lambannya update data, khususnya data pekerjaan pensiunan PNS/TNI/ POLRI yang selama ini masih sangat bergantung pada peran aktif pensiunan dalam melaporkan perubahan datanya. Dengan inovasi ini yang berperan aktif dalam validasi dan update data adalah lembaga / Intasi tempat bekerja. Inovasi ini memiliki arti penting dalam peningkatan akurasi database pekerjaan penduduk khususnya data pensiunan di Kabupaten Ponorogo.

  1. INOVATIF

Inovasi “Pensiun Bahagia” merupakan hal yang baru dalam update data dan penerbitan dokumen kependudukan KK dan KTP dengan kelompok sasaran para pensiunan PNS/TNI/POLRI tidak perlu repot-repot datang ke Dinas Dukcapil, semua cukup diurus oleh lembaga/instasi tempat bekerja, KK dan KTP baru diserahkan kepada yang bersangkutan bersamaan dengan penerimaan SK pensiun.
Inovasi ini pada saat diluncurkan pada tahun 2018 belum pernah diterapkan di daerah lain, munculnya inovasi ini merupakan pengerucutan dari beberapa ide/gagasan yang berkembang dalam berbagai diskusi dan koordinasi internal dalam melakukan upaya bagaimana agar dengan cara yang efektif dan efisien, database kependudukan makin cepat terbaharui, salah satu diantaranya tentang kesesuaian data pekerjaan pendududuk sesuai kondisi riil dilapangan.

  1. TRANSFERABILITAS

Proses update data dokumen kependudukan khususnya bagi para pensiunan PNS/TNI/POLRI melalui jejaring kerja dengan stakeholder secara lintas sektor, pada dasarnya dapat diterapkan di wilayah/unit lain sesuai dengan karakteristik wilayahnya. Inovasi ini juga telah direplikasikan pula untuk
pelayanan penerbitan akta kelahiran bagi calon jamaah haji/umroh dengan menjalin jejaring kerja dengan Kelompok Bimbingan Ibadah Haji/umroh (KBIH) sebagai lembaga yang berperan aktif melakukan pengurusan proses pengajuan akta kelahiran.

  1. SUMBER DAYA DAN KEBERLANJUTAN

a) Sumber daya

Sumber Daya pendukung kegiatan inovasi Pensiun Bahagia yaitu :

  1. Sumber Daya Keuangan yang berasal dari APBD Pemerintah Kabupaten ponorogo tahun 2018 sebesar : Rp. 26.750.000,-( dua puluh enam juta tujuh ratus lima puluh ribu rupiah. ).
  2. Sumber Daya Manusia meliputi :
    Sumber daya manusia dengan memberdayakan seoptimal mungkin SDM yang ada serta memanfaatkan teknologi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) dan perangkat pendukung lainnya.
  3. Membentuk Tim Pelaksana Kegiatan Validasi Data Kependudukan Pensiunan PNS/TNI/ POLRI secara lintas sektor Kabupaten Ponorogo.

b) Keberlanjutan

Inovasi Pensiun Bahagia mendapat dukungan langsung dari Bupati Ponorogo, serta mendapat respon positif dari berbagai pihak, baik dari para pensiunan maupun dari stakeholder terkait. Para pimpinan stakeholder terkait telah sepakat dan berkomitmen untuk bersinergi dalam memberikan pelayanan yang terbaik bagi masyarakat. Hal ini terwujud dengan ditandatanganinya perjanjian kerjasama ;
Kebijakan yang telah diambil agar inovasi terus berlanjut :

  1. Pembentukan Tim Pelaksana Kegiatan
  2. Penyusunan Petunjuk Teknis
  3. Penyusuan SOP
  4. Penandatanganan perjanjian kerja sama : Memperluas cakupan jejaring kerja sehingga dapat menjangkau seluruh pensiunan di Kabupaten Ponorogo.
  5. EVALUASI DAN DAMPAK

• Inovasi ini telah di evaluasi dengan dampak ;

• Internal :

a) Dengan terbentuknya tim kerja yang solid, berdampak positif pada meningkatnya kordinasi dan komunikasi.
b) Kesesuaian data pekerjaan pensiunan dalam data base kependudukan semakin akurat

• Eksternal :

a) Pensiunan mudah dan cepat mendapatkan dokumen kependudukan yang baru.
b) Terjalinnya komunikasi dan kordinasi dengan steakholder lintas sector semakin intensif, terbangunnya sinergitas yang saling menguntungkan
c) Meningkatkan akurasi database kependudukan Kabupaten dan Nasional
d) Dengan basis data kependudukan yang akurat dapat meningkatkan efektifitas kegiatan lembaga pelayanan publik lainnya.
e) Dapat berkontribusi pada peningkatan validasi data pemilih di KPU.

Indikator-indikator yang digunakan dalam evaluasi :

a. Kesesuaian data dalam dokumen kependudukan yang dimiliki Pensiunan PNS/TNI/POLRI, sebelum inovasi dibandingkan dengan setelah inovasi.
b. Data pekerjaan pensiunan yang ter-update sebelum dan sesudah inovasi.
c. Akurasi Database kependudukan sebelum dan setelah inovasi.

Evaluasi :

Inovasi ini dapat diimplementasikan dengan baik, hal ini dapat dilihat dari capaian hasil proses update data sebagai berikut :

a. BKPPD input data 474, terupdate dan tercetak kk dan ktp 474 dokumen.
b. Kodim 0802 input data 15 terupdate kk dan ktp 15 dokumen.
c. Polres Ponorogo input data 20 terupdate kk dan ktp 20 dokumen.
d. Kantor Kemenag Ponorogo input data 14 terupdate kk dan ktp 14 dokumen.
e. Cabdin Dinas Pendidikan Provinsi Ponorogo input data 25 terupdate kk dan ktp 25 dokumen.
f. Data pensiunan per 31 Desember 2018 bertambah 548 menjadi 5.067 orang.

  1. KETERLIBATAN PEMANGKU KEPENTINGAN

a) Bupati Ponorogo

Dalam berbagai rapat koordinasi forum SKPD Kabupaten Ponorogo maupun dalam berbagai kesempatan lain Bupati selalu menginstruksikan agar setiap SKPD membuat inovasi dan terobosan dalam upaya meningkatkan kualitas pelayanan yang memuaskan dan membahagiakan masyarakat.

b) Sekretaris Daerah

Dalam setiap apel pagi dan kesempatan lain selalu menyampaikan dan memotivasi agar SKPD yang membidangi pelayanan publik selalu melayani yang terbaik bagi masyarakat.

c) Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Memberi motifasi dan dukungan serta penggerak implementasi inovasi pensiun bahagia

d) KODIM 0802, POLRES Ponorogo, Kantor Kemenag Kabupaten Ponorogo, Cabdin Pendidikan Provinsi Jawa Timur di Ponorogo, dan Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah (BKPPD) Kabupaten Ponorogo

  1. Berperan aktif dalam memberikan saran, masukan dan pertimbangan demi kelancaran keberhasilan kegiatan.
  2. Berperan aktif menghimpun dan mensuplay persaratan update data calon pensiunan serta pendistribusian dokumen kependudukan KK/KTP baru hasil update data kepada pensiunan di lembaga masing-masing.
  3. Pensiunan

Cukup menyerahkan dokumen KK dan KTP lama dan menerima KK/KTP baru melalui lembaga masing masing.

  1. PELAJARAN YANG DIPETIK
    Implementasi inovasi “ Pensiun Bahagia “ tidak dapat terlepas dari adanya kendala dan hambatan internal dan eksternal, akan tetapi semua itu dapat dihadapi dan diatasi bersama-sama. Inovasi ini berhasil diimplementasikan berkat adanya koordinasi dan komunikasi secara intensif serta kuatnya intergritas dan komitmen berbagai pemangku kepentingan, yang terkolaborasi dan bersinergi dalam jejaring kerja dengan semangat kebersamaan untuk memberikan pelayanan terbaik dan membahagiakan masyarakat. Inovasi ini berkontribusi pada percepatan terwujudnya tertib administrasi kependudukan, database kependudukan makin terbaharui dan akurat serta bermanfaat bagi penyusunan kebijakan dan pelaksanaan pembangunan.

Standar Pelayanan Pensiun Bahagia Disini

Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Disini

Alur Pelayanan Pensiun Bahagia Disini

Alur Pelayanan Pengaduan Disini

Layanan Pengaduan Disini

SK Tim Penanganan Pengaduan Disini

Dokumentasi Program Pensiun Bahagia Disini Disini